CHARTE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES DES CLIENTS

Le Domaine du Val de Roland vous invite à prendre connaissance de notre charte de protection des données personnelles

1. ENGAGEMENT de la SAS VAL DE ROLAND EN FAVEUR DE LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Parce que nous vous considérons comme une personne bien plus que comme un simple  client, notre première priorité est de vous offrir des séjours et des moments d’exception dans notre résidence.

Votre complète satisfaction et votre confiance en SAS Val de Roland sont essentielles pour nous.

C'est pourquoi, dans le cadre de notre engagement à répondre à vos attentes, nous avons mis en œuvre une politique de protection de votre vie privée. Cette politique de protection est constituées de “principes fondamentaux”.

Cette Charte matérialise nos engagements envers vous et décrit les modalités suivant lesquelles la SAS Val de Roland utilise les données personnelles vous concernant.

2. CONSENTEMENT

Par « donnée personnelle », nous entendons toute information collectée et enregistrée dans un format qui permet de vous identifier personnellement, soit directement (ex : nom) ou indirectement (ex : n° tél) en qualité de personne physique. Avant de nous transmettre ces informations, nous vous recommandons de prendre connaissance de la suite de ce document décrivant notre politique en matière de protection de la vie privée de nos clients.

Cette Charte de protection des données personnelles fait partie des conditions générales qui régissent nos services de prestations hôtelières. En acceptant nos conditions générales, vous acceptez expressément les dispositions de cette Charte.

3. NOS PRINCIPES FONDAMENTAUX EN MATIÈRE DE PROTECTION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Les principes fondamentaux ci-dessous sont applicables pour l’ensemble des sites et des activités au sein de la SAS Val de Roland.

  • Transparence : lors de la collecte et du traitement de vos données personnelles, nous vous communiquerons toute information et vous informerons de la finalité et des destinataires des données.

  • Légitimité : nous collectons et traitons vos données personnelles uniquement aux fins qui sont décrites dans la présente Charte.

  • Pertinence et exactitude : nous ne collectons que les données personnelles nécessaires au traitement des données. Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour vous garantir que les données personnelles que nous conservons sont exactes et à jour.

  • Conservation : nous conserverons vos données personnelles pendant la période nécessaire aux fins du traitement des données conformément aux exigences prévues par la loi.

  • Accès, rectification, opposition : vous avez la possibilité d’accéder, de modifier, de corriger ou de supprimer vos données personnelles. Vous pouvez également vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles notamment afin de ne pas recevoir de prospection commerciale. Les coordonnées du service à contacter figurent au chapitre 13 ci-dessous.

  • Confidentialité et sécurité : nous mettrons en place les mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données personnelles contre l’altération ou la perte accidentelle ou illicite ou l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé.

  • Partage et transferts internationaux : nous pouvons partager vos données personnelles au sein de la SAS Val de Roland ou avec des tiers (tels que partenaires commerciaux et /ou prestataires de services) aux fins exposées dans la présente Charte. Nous prendrons des mesures appropriées pour garantir la sécurité du partage et du transfert.

Pour toute question sur ces principes fondamentaux de Protection des Données de la SAS Val de Roland, veuillez contacter le service “Données Personnelles” dont les coordonnées figurent au chapitre 13. ACCÈS ET MODIFICATION

4. CHAMP D’APPLICATION

La présente Charte s’applique :

  • À tous les traitements de données mis en œuvre dans notre résidence et dans les activités liées à ses activités.

  • À tous les sites web de réservation SAS Val de Roland, notamment www.valderoland.fr

5. QUELLES SONT LES DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES ?

Nous sommes amenés à divers moments à vous demander en votre qualité de client SAS Val de Roland, des informations sur vous-même et/ou des membres de votre famille, comme :

  • des coordonnées (par exemple nom, prénom, n° de téléphone, email, …);

  • des informations personnelles (par exemple date de naissance, nationalité, …);

  • des informations sur vos enfants (par exemple prénom, date de naissance, âge…);

  • votre n° de carte de crédit, (à des fins de transaction et de réservation);

  • vos dates d’arrivée et de départ;

  • vos préférences et centres d’intérêts (par exemple, étage préféré, type de literie, type de presse écrite lu, sports, intérêts culturels,…);

  • vos questions/commentaires, durant ou suite à un séjour dans l’un de nos établissements.

La collecte d’informations sur des personnes de moins de 18 ans est limitée à leurs seuls nom, nationalité et date de naissance, qui ne peuvent nous être fournis que par un adulte. Nous vous remercions de vous assurer que vos enfants ne nous transmettent aucune donnée personnelle sans votre autorisation (notamment via Internet). Dans l’hypothèse où une telle transmission aurait lieu, vous pouvez contacter le département “Données Personnelles” (chapitre 13) afin que ces informations soient supprimées.

Nous ne collectons volontairement aucune informations sensibles, telles que concernant les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, croyances religieuses et philosophiques, l’appartenance à un syndicat, les détails de santé ou d’orientation sexuelle.

De plus, en fonction des lois locales applicables selon votre pays de résidence, d’autres informations pourraient être considérées comme sensibles, notamment : votre N° de carte de crédit, vos loisirs, vos activités personnelles et vos hobbies, etc.… Nous pouvons être amenés à collecter ces informations afin de satisfaire vos demandes ou vous fournir le service adéquat, comme par exemple un régime alimentaire spécifique dans le cadre de notre service de petit-déjeuner.

Dans ce cas, selon les lois en vigueur dans certains pays, votre accord préalable pourra vous être demandé s’agissant de la collecte d’informations sensibles.

6. QUAND VOS DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES COLLECTÉES ?

Les données personnelles peuvent être collectées à différentes occasions, notamment :

  • Activités hôtelières :

    • Réservation d’une chambre ;

    • Enregistrement et règlement ;

    • Consommation mini-bar ou lors du petit déjeuner durant un séjour ;

    • Demandes, réclamations et/ou litiges.

  • Participation à des programmes ou animations marketing :

    • Enregistrement dans les programmes de fidélisation ;

    • Contribution à des enquêtes de satisfaction;

    • Concours ou jeux en ligne ;

    • Abonnement à des newsletters, afin recevoir des offres et des promotions par email.

  • Transmission d’informations en provenance de tiers :

    • Tours opérateurs, Agences de voyage, Systèmes de réservation par des plate-formes spécialisées, autres, … ;

  • Activités Internet :

    • Connexion au site internet (adresse IP, cookies) ;

    • Formulaires de collecte en ligne (réservation en ligne, questionnaires, pages Val de Roland sur les réseaux sociaux, dispositifs de connexion tels que Facebook Login…).

7. QUELLES SONT LES FINALITÉS ?

Nous collectons vos données personnelles dans le but de :

  • Remplir nos obligations vis-à-vis de nos clients.

  • Gérer la réservation des chambres et des demandes d’hébergement :

    • Établissement et conservation des documents légaux en conformité avec les normes comptables ;

  • Gérer votre séjour à l’hôtel :

    • Suivi de vos consommations (téléphone, bar, pain, commandes spécifiques, autres …)

    • Gestion des accès aux chambres par la gestion des clés et systèmes d’accès,

    • Gestion interne de liste de clients ayant eu un comportement inapproprié lors de leur séjour à l’hôtel (agressions et incivilités, non-respect du contrat hôtelier, non-respect des règles de sécurité, vols, dégradations et vandalisme ou incidents de règlement).

  • Améliorer notre service hôtelier, notamment:

    • Traiter de vos données personnelles dans notre programme marketing client, afin d’effectuer des opérations marketing, de promotion de marques et d’avoir une meilleure compréhension de vos besoins et de vos souhaits ;

    • Adapter nos produits et services afin de répondre au mieux à vos demandes ;

    • Personnaliser les offres marchandes et les messages relationnels à votre attention ;

    • Vous informer des offres spéciales et de tout nouveau service créé par la SAS Val de Roland ou l’un de ses partenaires

  • Gérer notre relation avec nos clients avant, pendant et après votre séjour :

    • Gestion du programme de fidélisation en cours d’élaboration ;

    • Qualification de la base de données clients ;

    • Opérations de segmentation basées sur l’historique de réservation et vos habitudes de voyage des clients en vue de l’envoi de communication ciblées ;

    • Prévoir et anticiper les comportements futurs ;

    • Établissement de statistiques et de scores commerciaux, et effectuer du reporting ;

    • Fournir des données de contexte à l’outil de push d’offres lorsqu’un client visite de notre site internet ou lorsqu’il effectue une réservation ;

    • Connaître et gérer les préférences des clients fidélisés ou non ;

    • Vous adresser les newsletters, promotions et offres touristiques, hôtelières ou de services, ou les offres des partenaires de SAS Val de Roland ou vous contacter par téléphone ;

    • Effectuer la gestion des demandes de désabonnements aux newsletters, promotions, offres touristiques et enquêtes de satisfaction ;

    • Effectuer la prise en compte du droit d'opposition ;

    • Rechercher par un service téléphonique dédié les personnes présentes dans la résidence de la SAS Val de Roland en cas d’événements graves impactant le site concerné (catastrophes naturelles, attentats,…) ;

  • Procéder à des recoupements, analyses et combinaisons via un tiers de confiance de vos données collectées à l'occasion de la réservation ou de votre séjour, afin de déterminer vos centres d'intérêts, votre profil client et nous permettre de vous adresser des offres personnalisées.

  • Améliorer les services de la SAS Val de Roland notamment :

    • Réalisation d’études et d‘analyses des questionnaires et commentaires clients ;

    • Gestion des réclamations ;

    • Vous faire bénéficier des avantages de notre programme de fidélisation.

  • Sécuriser et améliorer votre utilisation de notre site web valderoland.fr notamment :

    • Amélioration de la navigation

    • Mise en œuvre de la sécurité et prévention des fraudes

  • Se conformer aux législations locales (par exemple conservation de documents comptables)

8. CONDITIONS D'ACCÈS PAR DES TIERS DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Afin de vous garantir un droit d’accès et de modification (chapitre 13), nous pouvons partager vos données personnelles avec des destinataires internes et externes, dans les conditions suivantes :

Au sein de la SAS Val de Roland: afin de vous fournir le meilleur service, nous pouvons partager vos données personnelles et donner un accès aux personnels autorisés de notre entité, notamment :

  • Personnel de la résidence ;

  • Personnels de réservation utilisant nos outils de réservation ;

  • Services Informatiques ;

  • Partenaires commerciaux et services marketing ;

  • Services médicaux éventuellement ;

  • Services juridiques éventuellement ;

  • Généralement, toute personne appropriée de la SAS Val de Roland pour certaines catégories spécifiques de données personnelles.

Avec des fournisseurs prestataires de services et partenaires: vos données personnelles peuvent être transmises à un tiers dans le but de vous fournir des services et d’améliorer votre séjour, notamment :

  • Prestataires de services externes : Sous- traitant informatique, centres d’appels internationaux, banques, émetteurs de carte de crédit, avocats externes, routeurs, imprimeurs.

  • Partenaires commerciaux : la SAS Val de Roland pourra, sauf opposition de votre part auprès du département “Données Personnelles”, enrichir votre profil en partageant certaines informations vous concernant avec ses partenaires commerciaux privilégiés. Dans ce cas, des recoupements, des analyses et des combinaisons via un tiers de confiance de vos données pourront être effectués. Ces traitements permettront à la SAS Val de Roland et à ses partenaires contractuels privilégiés de déterminer vos centres d'intérêts, votre profil client et nous permettre de vous adresser des offres personnalisées.

  • Sites de réseaux sociaux : Afin de vous permettre de vous identifier aisément sur le Site sans avoir besoin de remplir un formulaire d’inscription, la SAS Val de Roland pourra mettre prochainement en place le système Facebook Login. Si vous vous connectez en utilisant le système Facebook Login, vous autorisez explicitement la SAS Val de Roland à accéder et stocker aux les données publiques de votre compte Facebook, ainsi qu’aux autres données mentionnées lors de l’utilisation du système Facebook Login. La SAS Val de Roland pourra également communiquer à Facebook votre adresse de courrier électronique afin d'identifier si vous êtes déjà un utilisateur de Facebook, pour le cas échéant vous afficher des publicités personnalisées et pertinentes sur votre compte Facebook.

Autorités locales: nous pouvons aussi être amenés à transmettre vos informations aux autorités locales, si cela est exigé par la loi ou dans le cadre d’une enquête et conformément à la réglementation locale.

9. LA PROTECTION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES LORS DE TRANSFERTS INTERNATIONAUX

Aux fins exposées dans le chapitre 7 de la présente Charte, nous pouvons être amené à transférer vos données personnelles à des destinataires internes ou externes qui peuvent se trouver exceptionnellement dans des pays offrant des niveaux de protection des données personnelles différents.

Par conséquent, en plus de la mise en place de la présente Charte, la SAS Val de Roland met en œuvre les mesures appropriées afin de sécuriser le transfert de vos données personnelles vers tout destinataire externe situé dans un pays proposant un niveau de protection différent de celui proposé dans le pays dans lequel les données personnelles sont collectées.

Les flux de données, autres que ceux nécessaires à l’exécution de votre réservation, vers des pays ne disposant pas d’une protection des données personnelles équivalente sont alors encadrés par les clauses contractuelles types de responsable à sous-traitant définies par la Commission européenne. Les flux vers les États-Unis sont effectués vers des entités ayant adhéré au programme Safe Harbor.

10. SECURITE DES DONNEES

La SAS Val de Roland prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément aux dispositions légales applicables, pour protéger vos données personnelles contre la destruction illicite ou accidentelle, la perte ou l’altération accidentelle, ou encore la divulgation ou l’accès non autorisé. À cette fin, nous avons mis en place des mesures techniques (telles que des pare-feux) et des mesures organisationnelles (telles qu’un système d'identification / de mot de passe et une politique et procédure de nos mots de passe, des moyens de protection physique, etc…).

Lorsque vous transmettez des informations concernant votre carte de crédit lors de votre réservation, soit une technologie de chiffrement SSL (Secure Socket Layer) permet de sécuriser vos transactions, soit tout autre technologie de chiffrement utilisée par nos partenaires et prestataires.

11. COOKIES ET AUTRES TRACEURS

La SAS Val de Roland utilise des cookies et d’autres traceurs sur son site de réservation en ligne. Pour en savoir plus sur l’utilisation de ces traceurs par la SAS Val de Roland et pour les paramètres, veuillez consulter notre “Charte d’utilisation des Cookies

12. CONSERVATION DES DONNÉES

Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la période nécessaire aux fins exposées dans la présente Charte ou conformément à ce qui est prévu par la loi applicable.

13. ACCÈS ET MODIFICATION

Vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles collectées par la SAS Val de Roland et de les modifier sous réserve des dispositions légales applicables.

Vous pouvez également exercer votre droit d’opposition en écrivant à l’adresse ci-dessous.

En cas de difficulté relative à l’exercice de vos droits, contactez directement le département en charge des données personnelles pour la SAS Val de Roland par courrier électronique à l’adresse donnees.personnelles@valderoland.fr ou en écrivant à l’adresse suivante :

  SAS Val de Roland

  Service Protection des Données Personnelles

  Les Brahannières 49150 Le Guédeniau, France

Dans un souci de confidentialité et de protection de vos données personnelles, nous devrons vous identifier afin de répondre à votre requête. Pour cela, il vous sera demandé de joindre à l’appui de votre demande, la copie d’un document officiel d’identité, tel que le permis de conduire ou le passeport.

Si vos données personnelles ne sont pas exactes, complètes ou à jour, merci de communiquer les modifications au département “Données Personnelles” indiqué ci-dessus.

Toutes les demandes seront traitées dans les meilleurs délais et en conformité avec la loi applicable.

14. MISE À JOUR

Nous pouvons modifier la présente Charte périodiquement. Par conséquent, nous vous invitons à consulter régulièrement cette Charte notamment lors d’une réservation dans notre résidence.

15. QUESTIONS ET CONTACTS

Pour toutes questions concernant la politique de données personnelles au sein de la SAS Val de Roland, merci de prendre contact avec le département Données Personnelles (chapitre 13).

CGV 

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